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Spesso i proprietari degli immobili o i loro gestori tradizionali non possiedono l'insieme dei dati necessari per avviare un efficace contratto di Global Service. In questi casi occorre partire con un contratto integrato di servizi da parte di un assuntore, in modo da raggiungere una situazione di dati che consenta la formulazione di un successivo contratto di GLOBAL SERVICE completo ed efficiente partendo da una gestione ordinaria del patrimonio edilizio.
In questo caso occorre procedere a tappe programmate:
Prima fase: verso i “piani di manutenzione”
La prima fase del contratto (la cui durata può essere stimata in 1-3 anni) prevede il passaggio da una impostazione di carattere correttivo ed episodico ad una politica manutentiva regolata da tecniche statistico-predittive.
E’ nel campo della manutenzione industriale che si è da tempo consolidato il concetto di manutenzione programmata ed integrata, laddove oggetto di intervento è la “macchina complessiva”, compresi anche gli edifici, che, se non mantenuta sempre al massimo livello di efficienza, determina una diminuzione della capacità produttiva dell’azienda.
Il formarsi di una nuova cultura della manutenzione ha determinato l'interesse anche da parte dei possessori “storici” di patrimoni immobiliari: banche, compagnie di assicurazione, gruppi finanziari.
Infatti l’attenzione dei gestori, che in una prima fase si era concentrata sugli aspetti prettamente “gestionali”, tipo la conduzione delle centrali tecnologiche (termiche, elettriche, informatiche) ed altri servizi (pulizia, guardiania, manutenzione del verde), si è progressivamente allargata verso la manutenzione dei contenitori edilizi, ed anche in questo campo è stata sviluppata una vera e propria scienza della durabilità anche se l’aspetto programmatico presenta tuttora notevoli difficoltà in assenza dei dati di base e cioè delle caratteristiche degli edifici così come sono stati costruiti e mantenuti nel tempo.
Risulta quindi determinante l'utilizzo di un sistema informativo che supporti l'attività manutentiva, attraverso la scomposizione dell'edificio in sistemi, sub-sistemi ed elementi e soprattutto registri ed archivi le modifiche derivanti dagli interventi.
In questo modo la gestione della manutenzione assume un carattere dinamico, in costante evoluzione e aggiornamento. Un aspetto determinante è rappresentato dalla disponibilità di informazioni e dati tecnico-economici che consentano di avviare una attività manutentiva efficace, basata su interventi finalizzati a garantire a sistemi, sub-sistemi ed elementi un adeguato livello di funzionalità.
I dati di tipo teorico derivanti da banche dati in possesso del gestore e/o dalle università (es. dipartimento BEST di Ingegneria dell'università di Milano) devono essere combinati con quelli derivanti dalla situazione specifica del patrimonio immobiliare dell'Ente, in maniera da poter costituire una specifica e personalizzata BANCA DATI.
L’obiettivo della prima fase di gestione del patrimonio immobiliare mira alla costituzione della specifica banca dati, che, alla fine del periodo, consentirà di:
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definire sulla base dei costi la più opportuna strategia manutentiva: si tratta di definire le operazioni manutentive previste per i diversi sistemi, sub-sistemi e componenti, con la relativa frequenza;
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individuare puntualmente i fabbisogni tecnico-manutentivi: occorreindividuarele indicazioni relative al ciclo di vita (previsto) di ogni singola entità oggetto di manutenzione;
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definire standard di qualità e di requisiti di prestazione in rapporto ai costi stimati: i guasti o le anomalie più frequenti, relative ad ogni entità oggetto di manutenzione;
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pianificare le modalità di intervento più appropriate: le indicazioni per un uso corretto di diversi sistemi e sub-sistemi;
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pianificare gli interventi in relazione alla "storia" dei guasti e delle anomalie che si sono verificati: gli elementi per redigere piani di manutenzione.
Seconda fase: la costituzione del “fascicolo di edificio”
La seconda fase comprende le attività di recupero della documentazione progettuale e di quella specifica realizzativa. Questa è una fase ugualmente importante in quanto consente di completare le informazioni sugli edifici e sugli impianti esistenti all’interno degli stessi e di archiviare in formato digitale tutta la documentazione certificativi prodotta.
Anche in questo caso gli aspetti informatici sono di fondamentale importanza: solo un archivio gestito con un ARCHIVIATORE DOCUMENTALE EVOLUTO consente di reperire la documentazione di progetto e, soprattutto, quella certificativi con completezza e rapidità.
I documenti esistenti presso gli archivi cartecei sono digitalizzati ed inseriti nell’archiviatore documentale con opportuna indicizzazione. In questo modo sarà possibile reperire tempestivamente tale documentazione e renderla disponibile per i contratti di affitto e/o di cessione degli immobili.
La documentazione già in forma digitale è analogamente inserita all’interno dell’archiviatore documentale mantenendola nel formato di origine, in maniera tale da poter essere riutilizzata durante le fasi di progetto.
Terza fase: verso il nuovo “global service”
La scelta dello svolgimento del servizio di manutenzione secondo l’ottica dell’affidamento totale all’esterno, Global Service, risponde ad una filosofia che vede ormai riservato fondamentalmente all’Ente Pubblico l’indirizzo ed il controllo e meno la gestione e la manutenzione diretta del patrimonio immobiliare.
Tale tipologia di contratto ha come oggetto l’integrale servizio di manutenzione degli immobili, nonché la pianificazione, l’organizzazione, la gestione, il controllo e l’esecuzione del servizio di manutenzione ordinaria, programmata e predittiva, e della manutenzione straordinaria (migliorativa), da effettuarsi sulle reti tecnologiche, le strutture edilizie, e i complementi; compreso là dove è necessario, l’esercizio della conduzione dei principali impianti tecnologici, l’esecuzione dei controlli periodici inerenti la sicurezza d’impiego degli impianti, nonché i servizi ausiliari.
Integrati nella gestione dell'immobile è importante l'inserimento del “servizio energia” per le componenti impiantistiche, infatti la correlazione stretta esistente tra le caratteristiche termiche dell’edificio (trasmittanza, ecc.) e la corretta tipologia impiantistica (es. presenza delle valvole termostatiche) consente di ricondurreal Global Service anche i “servizi energia” intesi come gli appalti per i quali la conduzione degli impianti termici è correlata alla fornitura di combustibile.
Anzi, la tipologia di nuovo contratto di “servizio energia” dovrebbe configurarsi come quella prevista D.Lgs 115/08, e cioè prevedere un “contratto di risultato” con il quale il Gestore si impegna ad ottenere significativi risparmi percentuali rispetto alla situazione precedente.
Si configura così un nuovo contratto di tipologia “global service” nel quale gli obiettivi prefissati al Gestore non siano solamente quelli del mantenimento in piena efficienza del patrimonio edilizio, o del miglioramento dello stesso con interventi di manutenzione straordinaria che anticipino particolari vetustà o guasti dovuti al raggiungimento del limite di vita critico di un componente o di un impianto, ma che prevedano interventi anche su edifici o impianti che siano ancora in buona salute ma che risultino gestionalmente molto onerosi per i consumi di combustibile o di energia elettrica.
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